No mercado de festas, é costume o frete e o deslocamento entrarem no orçamento como um valor arredondado, combinado de cabeça ou deixado para "ver depois" no WhatsApp. Funciona quando o evento é perto. O problema aparece no casamento em um sítio a dezenas de quilômetros, no evento corporativo em prédio com estacionamento pago e horário de carga, ou no aniversário em que a desmontagem só começa depois da meia-noite. Nesses casos, a viagem pode consumir boa parte do que sobraria do serviço.
Este guia mostra como cobrar frete na decoração de festa e também o deslocamento da equipe: o que entra no custo, quatro modelos de cobrança, como montar pacotes por nível de serviço e como escrever isso no orçamento e no contrato. Os valores aparecem como R$ X e R$ Y, para você trocar pelos seus números, porque o custo real depende do seu veículo, da sua equipe e da sua região.
Termos usados neste artigo
- Frete: o custo de levar as peças da decoração até o local do evento e de buscá-las depois.
- Deslocamento: o custo de levar a equipe até o evento: tempo de viagem, transporte e, em eventos longos, alimentação.
- Km rodado: km é a abreviação de quilômetro; km rodado é cada quilômetro percorrido pelo veículo, contando ida e volta de todas as viagens.
- Taxa mínima: valor fixo cobrado em qualquer entrega, mesmo perto, para cobrir carregar, preparar o veículo e sair.
- Faixa de distância (raio de atendimento): intervalo de quilômetros a partir da sua base com um valor fixo de frete e deslocamento, como "até X km".
- Tempo de espera: horas em que a equipe fica parada no local, aguardando liberação do espaço ou o fim do evento para desmontar.
- Pegue e monte: locação em que o cliente retira as peças, monta a decoração e devolve.
- Margem: o que sobra para o seu negócio depois de pagar todos os custos do serviço.
Frete e deslocamento não são a mesma coisa
Separar os dois ajuda a calcular e a explicar o valor para quem organiza:
- Frete: transporte das peças. Inclui o veículo, o combustível, a carga e a descarga, e quase sempre duas viagens de ida e volta: uma para entregar e montar, outra para desmontar e retirar.
- Deslocamento: transporte das pessoas. Inclui as horas da equipe no trânsito, a passagem ou o combustível de quem vai em outro carro e, em eventos longos ou distantes, a alimentação.
- No pegue e monte: o cliente retira e devolve as peças, então em geral não há frete nem deslocamento. Se você oferecer entrega como opção, ela vira um frete com valor próprio.
O que entra no custo de frete e deslocamento
Antes de escolher como cobrar, liste tudo o que a viagem custa para você. Esta lista serve para decoração, locação de mobiliário, buffet e qualquer fornecedor que leve peças e equipe até o evento:
- Combustível: quilômetros de ida e volta multiplicados pelo número de viagens. Montagem e desmontagem em dias ou horários diferentes dobram a conta.
- Pedágio: em todas as passagens, de ida e de volta, em cada viagem.
- Estacionamento e área de carga e descarga: comuns em prédios comerciais, hotéis, shoppings e centros de eventos, às vezes com horário marcado.
- Horas da equipe no trânsito: o tempo dentro do carro também é tempo de trabalho de cada pessoa da equipe.
- Montagem e desmontagem: quanto mais longe e mais tarde, mais horas de equipe e mais chance de uma segunda viagem.
- Tempo de espera: espaço que libera a montagem mais tarde, festa que termina depois do previsto, fila para usar o elevador de carga.
- Veículo e ajudante: desgaste e manutenção do seu carro, aluguel de um veículo maior ou contratação de frete de terceiros, e o ajudante extra para carregar peças pesadas.
- Peças frágeis: vidro, arranjos de flores e peças grandes pedem embalagem, proteção, viagem mais lenta e às vezes um veículo só para elas.
- Alimentação: em eventos longos ou fora da cidade, a refeição da equipe também é custo do serviço.
Com esses itens, você monta uma conta simples para cada evento:
Custo da viagem = (km de ida e volta × número de viagens × R$ X por km) + pedágios + estacionamento + (horas de deslocamento e espera × pessoas da equipe × R$ Y por hora)
Para achar o seu R$ X por km, divida o preço do litro de combustível pelos quilômetros que o veículo faz por litro e some uma reserva para desgaste e manutenção. Para o R$ Y por hora, use o mesmo valor de hora de equipe que você já usa para precificar a montagem.
Três eventos, três contas diferentes
Veja como os mesmos itens pesam de forma diferente conforme o evento. Troque os marcadores pelos seus números:
- Aniversário em salão do bairro: poucos quilômetros, sem pedágio, montagem e desmontagem no mesmo dia. A taxa mínima ou a primeira faixa de distância costuma cobrir bem.
- Casamento em sítio fora da cidade: muitos quilômetros, pedágio, duas viagens, dois ajudantes, montagem horas antes da cerimônia e desmontagem no fim da madrugada. Aqui cabem km rodado, pedágio, horas de deslocamento, tempo de espera e, talvez, alimentação da equipe.
- Evento corporativo em prédio comercial: distância curta, mas estacionamento pago, horário marcado para carga e descarga e montagem antes do expediente. O peso está no estacionamento, no horário e no tempo de espera, não nos quilômetros.
Quatro modelos de cobrança de frete e deslocamento
Não existe modelo certo para todo mundo. O melhor é o que cobre o seu custo e é fácil de explicar para quem organiza:
- Faixas de distância (raio de atendimento): até X km, um valor; de X a Y km, outro valor; acima disso, sob consulta. É o modelo mais fácil de comunicar e de mostrar na loja.
- Valor por km rodado: você cobra R$ X por km, contando ida e volta de todas as viagens. É o mais proporcional à distância, mas precisa deixar claro que a conta inclui a volta e a segunda viagem.
- Taxa mínima + km: uma taxa fixa de R$ Y cobre carregar, preparar o veículo e sair; acima de certa distância, soma-se o valor por km. Protege as entregas curtas, que também têm custo.
- Embutido no pacote: o frete e o deslocamento até a primeira faixa já estão no preço; fora dela, entra um adicional. Deixa o preço simples, desde que o limite esteja escrito.
Em qualquer modelo, deixe fora da conta fixa o que varia muito de um evento para outro, como pedágio, estacionamento e tempo de espera acima do combinado, e escreva que esses itens são cobrados à parte.
Pacotes por nível de serviço com frete e deslocamento claros
Em vez de um preço "a partir de", que deixa o frete como dúvida, monte pacotes que digam o que está incluído. Um exemplo para quem trabalha com decoração e locação:
- Pacote Retirada (pegue e monte): peças conferidas e embaladas para o cliente retirar no seu endereço. Sem frete e sem deslocamento. R$ X.
- Pacote Entrega: entrega e retirada das peças até a primeira faixa de distância incluídas; a montagem fica com o cliente. R$ Y.
- Pacote Completo: entrega, montagem, desmontagem e retirada com equipe; frete e deslocamento até a primeira faixa e até X horas de espera incluídos; faixas mais distantes com adicional informado. R$ Z.
Para chegar ao valor de cada pacote, com materiais, horas de equipe e margem, veja o guia como precificar decoração de festa.
Como mostrar frete e deslocamento no orçamento
O endereço do evento é a informação que mais muda esse valor. Com ele em mãos, o orçamento fica mais claro quando segue alguns cuidados:
- Linha separada: escreva "Frete e deslocamento (entrega, montagem, desmontagem e retirada): R$ X", em vez de esconder o valor no total.
- O que está incluído: número de viagens, pessoas da equipe e horas de espera cobertas.
- O que é cobrado à parte: pedágio, estacionamento, hora extra de espera a R$ Y e segunda viagem por motivo do local.
- Validade do orçamento: o preço do combustível muda, então diga até quando o valor vale.
- Mudança de endereço: se o local mudar, o frete e o deslocamento são recalculados.
Um exemplo de texto para adaptar: "O valor inclui frete e deslocamento até o endereço informado, com entrega e montagem no dia do evento e desmontagem e retirada ao final, com até X horas de espera. Pedágio e estacionamento, se houver, são cobrados à parte. Cada hora extra de espera custa R$ Y."
Quando colocar frete e deslocamento no contrato
Sempre que houver entrega, montagem ou desmontagem no local, o contrato deve repetir o que o orçamento combinou: endereço do evento, valor e o que ele inclui, horários de montagem e desmontagem, horas de espera incluídas, custo da hora extra, o que acontece se o local mudar e quem paga uma segunda viagem quando o espaço não libera a entrada. Para ver como escrever essas cláusulas, consulte o modelo de contrato de decoração de festa.
Costumes que comem a margem sem ninguém perceber
Muitos destes hábitos são comuns no setor e fazem sentido no dia a dia. Vale revisá-los quando os eventos ficam mais longe ou mais complexos:
- Contar só a ida: a volta e a segunda viagem da desmontagem também gastam combustível e horas.
- Arredondar para um valor fixo para todo evento: cobre bem os eventos perto e mal os distantes.
- Esquecer a retirada: a desmontagem de madrugada ou no dia seguinte é outra viagem.
- Não contar a equipe no trânsito: horas na estrada são horas de trabalho de cada pessoa.
- Deixar pedágio, estacionamento e espera de fora: são custos reais e variam de evento para evento.
- Não atualizar o valor: combustível, manutenção e pedágio mudam ao longo do ano.
Perguntas frequentes
Como cobrar frete na decoração de festa?
Some os quilômetros de ida e volta de todas as viagens (entrega, montagem, desmontagem e retirada), os pedágios, o estacionamento e as horas da equipe no trânsito. Depois escolha um modelo de cobrança, como faixas de distância, valor por km rodado, taxa mínima mais km ou frete embutido no pacote, e mostre o valor em uma linha separada no orçamento.
Qual a diferença entre frete e deslocamento?
Frete é o custo de levar e buscar as peças. Deslocamento é o custo de levar a equipe: tempo de viagem, transporte e, às vezes, alimentação. Um mesmo evento pode ter os dois, e separar os dois ajuda a explicar o valor para quem organiza.
Quanto cobrar por km rodado?
Não existe um valor único, porque depende do seu veículo e da sua região. Calcule com os seus números: divida o preço do litro de combustível pelos quilômetros que o veículo faz por litro e some uma reserva para desgaste e manutenção. O resultado é o seu R$ X por km, que você multiplica pelos quilômetros de ida e volta de todas as viagens.
Vale a pena embutir o frete e o deslocamento no pacote?
Vale quando a maioria dos seus eventos fica perto da sua base, porque o preço fica simples de entender. O cuidado é definir até onde o valor embutido vale, por exemplo até a sua primeira faixa de distância, e cobrar um adicional claro para eventos mais longe.
Devo cobrar a desmontagem e a retirada à parte?
Desmontagem e retirada costumam exigir uma segunda ida ao local, muitas vezes de madrugada ou no dia seguinte. Elas podem estar incluídas no pacote ou aparecer como item separado, mas precisam entrar na conta e estar escritas no orçamento, para não virar surpresa no fim da festa.
Como cobrar o tempo de espera no evento?
Defina no orçamento quantas horas de espera estão incluídas e quanto custa cada hora a mais, como R$ Y por hora de equipe. Isso vale para salão que libera a montagem mais tarde, casamento que termina depois do previsto e evento corporativo com horário fixo de carga e descarga.
Frete e deslocamento precisam estar no contrato?
Sim. Escreva o endereço do evento, o valor de frete e deslocamento e o que ele inclui, os horários de montagem e desmontagem, o tempo de espera incluído e o que acontece se o local mudar. Assim o combinado do orçamento fica registrado e não há cobrança surpresa no dia.
Quando a loja já faz a conta
Frete e deslocamento bem calculados protegem a sua margem, e quando eles estão claros desde o primeiro contato, a conversa com quem organiza fica mais simples, seja um casamento, um evento de empresa ou um aniversário.
Na Unefesta, a sua loja calcula frete e deslocamento para quem organiza, a busca prioriza fornecedores perto de quem organiza o evento e não há comissão sobre as vendas. Conheça em unefesta.com.br/para-fornecedores.